Наемането на компания за събития е една от първите важни стъпки, които предприемате, след като решите да организирате своето събитие. В идеалния случай компания за събития не само ще работи за вас, но и ще работи с вас и ще ви помогне да минете през целия процес от началото до края.
Вашите изисквания
Първото нещо, което искате да направите, преди дори да потърсите компания за събития, е да определите какво очаквате, от какво имате нужда и какво искате от тях. Например, ще имате ли нужда от логистика, управление на бюджета, поддръжка на доставчици и производство? Имайте предвид, че не всички компании предоставят всички услуги, но могат да си партнират с чудесни компании, които предоставят това, което не предлагат. Това изобщо не е лошо. Някои от най-добрите компании за събития, като Nikeli Event Management, използват партньори за различни аспекти на събитията и резултатите са фантастични. Препоръчваме ви да избягвате да работите с компания, която е един от техните партньори, защото това може да доведе до вътрешни проблеми между агенцията за събития и партньорът им доставчик.
Искане за предложение
След като дефинирате вашите нужди, тогава трябва да създадете заявка за предложение, която да изпратите до бъдещите компании. Когато изработвате такава заявка, опитайте се да дадете колкото се може повече подробности, така че всяка компания, която ви оферира, да е в състояние да даде най-добрата и най-точна информация и цени. Това помага за предотвратяване на добавки към първоначалния ви обхват и помага да се избегнат проблеми с бюджета в дългосрочен план. Може да си мислите, че това е излишно, но нашия опитът показва,че при изпращане на запитване в него няма дата, местоположение и други подробности, което значително усложнява работата ни. Повярвайте, когато казваме, че едно и също събитие, което правите например във Варшава, Полша струва два пъти повече (ако не и повече) да направите в Ню Йорк.
Разгледайте различни опции
Сега, когато всичко е готово, как избирате компанията, с която да работите? Рундът със изпращането на запитване е страхотен, защото можете да научите толкова много за всяка една от компаниите в този процес. Фирмата зададе ли някакви въпроси или разяснения по някой от секциите? Те адресираха ли се до всеки аспект на вашето запитване? Успяха ли да предоставят ясна и кратка информация по начин, който можете да разберете?
Ако отговорът беше „да“ на тези въпроси, горещо препоръчваме тези компании да бъдат допуснати от вас към следващият кръг на избиране. Ако имате не повече от един от тези въпроси, тази компания може да не е подходящата за вас. Процесът на изпращане на заявка за предложение е шансът всяка компания да направи първото си впечатление.
Изберете най-доброто
Последният кръг е мястото, където трябва да се върнете към следващите си компании, за да получите по-подробна информация от тях. Това може да бъде изясняване на числата или просто да опознаете компанията малко по-добре. Да се чувствате удобно с вашата компания за събития е толкова важно, че тази стъпка не може да бъде пренебрегвана, но също така не трябва да бъде единственият аспект за вземане на решение. След като преминете през всяка одобрена компания, запишете какво ви харесва най-много за всяка една. Най-вероятно всички те притежават нещо различно, което ви харесва в тях и това може да ви помогне по-лесно да определите това, което е най-важно за вас и вашето събитие.
Процесът не винаги е толкова лесен, но тези малки предложения могат да ви помогнат да се ориентирате в правилната посока!
