Планирате първото си събитие? Спокойно, ние сме насреща
Време е за паника. Шефът ви е нагърбил със задачата да планирате събитие за вашата компания. Вашата компания няма ивент екип , така че всичко лежи на вашите плещи. Не се притеснявайте. Можете напълно да се справите с това. И ние сме тук, за да помогнем. В това ръководство за осем стъпки относно как да планирате едно събитие има всичко необходимо, за да започнете.
1. Установете своите цели и времева линия за събитието
Планирането на събитие е мащабно начинание. Преди да отидете твърде далеч, помислете защо искате да го домакинствате. Търсите ли да увеличите клиентската си база? Увеличавате приходите от продажби? Образовате клиентите?
Ако сте готови да се заемете със тази задача, разширете целта си, за да посочите целевите си участници. Например събитие с цел привличане на клиенти е съвсем различно от останалите видове събития. Сега също е подходящ момент да зададете времевата линия за вашето събитие. Това ще ви помогне да разберете колко време имате за всяка от следващите стъпки.
Не искате да изберете дата, в която има много други мероприятия във вашата целева индустрия поради няколко причини:
• Намалена избирателна активност
• По-трудно ще се откроява вашето събитие от останалите
• Шансът да привлечете таргетираният клиент е сравнително малък
Направете малко проучване, за да разберете кога се случват по-голямата част от събитията във вашата професионална област и изберете дата извън тази зона. Трябва също така да се уверите, че сте определили датата достатъчно далеч, за да свършите всичко без да има рискове.
2. Определете бюджета си
Това е най-малко бляскавата част от целия процес, но трябва да разберете как да плащате за всички неща (храна, озвучение, шоу програма и т.н). В крайна сметка събитията могат да станат доста скъпи.
Срещали сме статистика в интернет, според която компании, които сами организират своите мероприятия , отделят 21% от маркетинговият си бюджет. Важно е правилно да разпределите ресурсите си.
Ето няколко неща, които трябва да имате предвид, когато планирате бюджета си за събития:
• Мястото на събитието (големина, локация, персонал)
• Необходими разходи (кетъринг, оборудване за озвучение, украса)
• Удобства (напр. ако е хотел дали има Уелнес , дали приемат животни и т.н.)
• Допълнителни разходи
3. Намерете мястото си
След като общото местоположение е зададено, е време да изберете конкретното място. Създайте кратък списък от местоположения, които искате да проучите, въз основа на популярни места за събития в района, препоръки от други фирми и местни търговски публикации.
Ето няколко въпроса, които трябва да зададете на себе си и на доставчиците, с които ще се срещате по време на тези обиколки:
• Колко стаи (големи и малки) ще ви трябват?
• Колко близо е до летището?
• Има ли мястото собствен кетъринг?
• Какво оборудване е включено в наема?
• Какви удобства предлагат?
4. Изберете вашите технологии
Има много видове техника. Някои от тях ще бъдат полезни за вашето събитие, а някои от тях могат да помогнат за бъдещи събития.
Трябва също да вземете предвид следните инструменти според вашият повод:
• За билети, промоция и плащания: Софтуер за резервиране на събития
• За пряко предаване на конференцията: Софтуер за уеб конференции
• За маркетинг и промоция: Софтуер за управление на електронна поща и социални медии
Ако инвестирате в множество инструменти, уверете се, че всички те се интегрират помежду си, преди да изхарчите парите си излишно. Това ще гарантира безпроблемно потребителско изживяване.
5. Намерете своите партньори и доставчици
Ако ви е разрешено да използвате доставчици на трети страни трябва да сте сигурни, че получавате най-добрата сделка.
6. Разберете вашата основна атракция
Какво ще накара хората да присъстват на вашето събитие? Може би това е темата, може би това са водещите. Зависи от събитието и повече от това зависи от вашите участници. Помислете за вашата аудитория.
Какво ще ги развълнува?
Какво ще ги мотивира? Ако например организирате фирмено парти с награди за вашата компания, храната може да е една част от вечерта, но наградите са това, върху което всички ще се съсредоточат. Ако организирате корпоративно събитие, помислете за пазара, към който се опитвате, и техните слаби точки. Какво трябва да знаят? Намерете водещи, които могат да направят това. Опитайте да се съсредоточите върху атракциите с широк апел.
7. Изградете своята маркетингова кампания
Трябва да разработите уникална визия за темата на вашето събитие и да изградите маркетинговата си кампания около това.
Темата ви трябва да бъде обвързана с целите, които сте си поставили в началото и с публиката, която следвате. Оттам ще трябва да включите толкова канали, колкото вашият маркетинг екип разполага. Имейл маркетинга, спонсорираните реклами и социалните медии, ще популяризират събитието успешно. Уверете се, че целият ви маркетинг е проектиран около тази основна тема. Предлагайте оферти за допълнителни участници – например, ако някой убеди друг човек да присъства, осигурете безплатен билет за този който е
8. Разработете план, за да надградите новите си отношения с участниците
Трябва да имате план за разрастване на отношенията, които събитието поражда. По време на събитието поставете основата на бъдещите взаимоотношения, като предлагате много безплатни размени с информацията на вашата компания (напр. Химикалки, магнити, свързващи елементи, тениски и т.н.). По този начин след събитието хората все още ще имат вашата компания в ума си всеки път, когато отидат да отворят хладилника или да торбат хранителните си стоки. След събитието изпратете анкети на участниците, за да можете както да прецените успеха, така и да добиете конкретна информация (например каква демографска група е имала най-доброто / най-лошото преживяване или най-голямото / най-малко присъствие на събитието).
